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Margaret 專欄|妳萬分忙碌,卻更加專注—善用零碎時間解決待辦事項3撇步! / Margaret Tu
2017/11/01 / 瀏覽次數 (695)

       當媽之後,時間被切割成零碎。想要照顧寶寶,也不願放棄事業,那是自我實現,或為薪資以換取日庶所需不得停止勞動;於是在洗滌、晾曬、哄抱、餵食之間,我們騰出雙手,嘗試空出腦袋的一方一隅,那裡屬於一個專業人士,在有限體力和時間裡—妳萬分忙碌,卻更加專注。

       善用零碎時間,5分鐘、10分鐘、20分鐘—不同空檔,有不同的使用方式!


       這不只適用於母親身分,任何一位身兼多職的人都可參考—以下是長年來multi-task的筆者,從自身經歷分享的3個撇步。


撇步1:打開電腦要忍住不點facebook,請先處理核心任務!


        若把時間,看成一種資源,則在如此忙碌、分身乏術的狀態下,要更加珍惜畸零空檔。一得空閒不浪擲一分鐘,必是不拖泥帶水、直接進入正題。真正的忙碌—那些關乎生存的忙碌—例如兼數職務為填補開銷,抑或同時養育數名子女,為生存而奮鬥的「忙」促使專注成為必要,練習建立開始做事就不閒散的態度。


       以前,沒那麼忙的時候,開始工作前需要「暖身」一下,例如:打開電腦必須先收發email、回覆數則臉書留言、messenger和Line即時訊息—滑鼠在那裡點兩下、這裡點三下,較為簡單的雜事處理完畢,終於甘願面對較耗腦力的核心事務。


       但是,這樣的行事風格已經行不通了!


       現代人網路上擁有多個社群帳號,享受溝通與表達多重管道,載舟亦覆舟,莫被app占盡有限的專注力! 手機,既隨手可得,也要隨手可放下—收發、回覆訊息就交給—外出時、等待時、通勤時,利用5分鐘的零碎去處理這些不需求穩定環境的事情,把20分鐘以上的完整空檔獻給妳優先要處理的核心工作。


        如果不練習建立這樣的「時間利用衛生習慣」被忙碌與疲勞吞噬實在太容易,漸漸地,失去產值,進而喪失自信。


       請練習在打開電腦時就立刻前往「最優先要處理」的事項,告誡自己一定要跨越擺爛與發懶的障礙,我們「面對它、處理它、完成它!」想像一下—當妳圓滿解決這些待辦事項,心頭一塊大石消除,多麼痛快!


撇步2:比起事先規劃、寫下「完成事項」更能提升成就感!


       筆者在臺灣競爭的升學主義之下,進入市區以競爭出名的女校就讀,高三準備考大學,任教多年的班導師明瞭—每位女孩都是自我要求甚高、求好心切,又背負著極大的升學壓力,考試科目眾,書總是唸不完,班導建議大家—與其規劃,卻發現總是趕不上令人窒息的讀書進度,不如在日記本上寫下每天的「完成事項」!

 
        比起對於未來的規劃,寫下「完成事項」,是自我檢視—盤點已完成的任務,詳加檢討整日時間利用,思考如何改進,也對進度更有全盤掌握,心中逐漸理解自己的完成事情的能耐;此外,相較於「完美的規劃卻趕不上變化」所帶來的挫敗感,紀錄完成事項,會帶給自己較多成就感,降低焦慮感。


       建立成就感,對自己的能力擁有真實的認知,而不是好高騖遠寫下不實際的規劃,反而正向提升行動力。


       筆者從高中起養成這樣的習慣,後來順利考取目標第一志願;往後在大學生活,顧及法律課業、音樂性社團、運動校隊和最在意的戀愛,也是在學業、活動與社交生活中,建立「成就感」為基礎,增加自信,從而鍛鍊能multitask的能耐!


撇步3:專注、專注、專注:活在當下而不一心多用,才是multi-task的王道!

       想要善用零碎的時間、創造高效率,如果濃縮最重要精華兩個中文字則非「專注」莫屬—既然已經知道時間、體力有限,「專注」才能在短時間內創造高效能。以為忙碌所以想要一心多用,卻適得其反,讓效率降低,更增加疲勞感,一整天下來,只會覺得自己更加分身乏術,被待辦事項扯得四分五裂。

       筆者從前看過一篇文章,介紹所謂的「大人物」為什麼分明是忙碌至極卻總顯得悠閒沉穩?那是因為「大人物有秘書和智囊團在背後撐腰!」大人物背後的團隊與祕書們,協助大人物處理行政庶務、將龐雜的事務整理有條不紊,讓大人物一覽無遺、迅速進入狀況,短短時間就讓大眾看到他的應對得宜與完美呈現。


       但當我們龍困淺灘尚為一介平民時,沒有多的人事費用聘用祕書和智囊團,卻也想獲得「大人物」一出場就享有不凡氣度,那麼就來試試看成為自己的「祕書和智囊團」吧! 這個運作方式,是筆者很久以前看到的一篇文章所提出的概念「自己當自己的秘書和總統」(努力以關鍵字搜尋了一下,但目前找不到那篇文章了)其談到「讓自己的身分可以在總統與秘書之間切換」,筆者自己的操作方式是限定自己在一個時段裡,先當「秘書」,靜心處理行政庶務如安排行程、行政聯繫,或是初步得資料蒐集等等;但是到了「總統」時段,就專心呈現最好的自己,讓自己像個大人物一樣冷靜應對!


       在大人物的時間裡,我們專注,屏除掉還掛念生活雜事的心事,為自己騰出一塊屬於自我專業的淨土,在那裡好好耕耘。


       當媽媽之後,這更需要練習,就更要秉持自己的「總統級時間」一旦抓到一段完整的空檔,像是孩子睡了、或暫時有他人協助顧著,就大方地讓自己維持「專注」吧,冷靜地在那段空檔裡,心裡不要再盤算米油鹽洗拖擦,對自己的未來認真以對,更是擁有目標與野心的妳與我,我們— Act like a lady, think like a boss!

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